Selasa, 01 Maret 2011

MENERAPKAN LANGKAH POAC DALAM IMPLEMENTASI STRATEGI

TANYA :"Menerapkan langkah POAC dalam implementasi strategi"

Yth Pak Mirza

Saya adalah Manager di usaha bidang pendidikan. Dalam menerapkan strategi baru, rasanya di dalam konsep kertas saya sudah buat semaksimal mungkin. Tapi setiap dilaksanakan di lapangan selalu tidak ada hasilnya. Apa yang salah dari hal ini ya pak? Mohon pencerahan.

Chairon - Cinere

Jawab:

Pak Chaeron yang tetap semangat

POAC ( Planning – Organizing – Action - Controlling )

Sering disampaikan oleh para pakar management dalam buku buku maupun dalam seminar marketing. Panduan jurus singkat bagi para pelaku bisnis/ usaha untuk menjalankan strategi aplikasi di lapangan. Mari kita coba bahas secara sederhana setiap step-nya.

PLANNING : inilah yang dikerjakan Pak Chairon selama ini, konsep di atas kertas. Perhatikan: dalam membuat konsep harus diperhatikan apa yang dibutuhkan untuk implementasi di lapangan. Sumber Dayanya harus menunjang. Cukupkah dengan ketersediaan saat ini atau jika perlu ditambah, sampai seberapa jauh / besar kemampuan untuk ditingkatkannya. Sumber Daya Uang, Sumber Daya Manusia, Sumber Daya Pendukung : Peralatan, kebijakan. Termasuk juga ketersediaan waktu apakah memungkinkan sampai target yang ingin dicapai terealisasi. Jika kita membuat konsep diluar kemampuan yang kita miliki itu sama saja dengan membuat proposal yang harus menunggu kapan proposal itu bisa disetujui baru bisa dilaksanakan. Padahal strategi aplikasi sifatnya lebih urgent dan butuh implementasi segera karena bisa dilaksanakan di level Pak Chairon sebagai manager, tidak perlu pengajuan dan persetujuan sampai level Direktur atau owner. Langkah pertama dalam pembuatan planning adalah harus diperiksa dulu sumber dayanya yang kita punya. Contoh yang paling urgent : Manusianya, apakah skillnya cukup? Communication skill misalnya. Dalam strategi Anda menuntut seseorang mempresentasikan penawaran program dengan sedemikian menariknya sehingga orang tertarik dan memutuskan untuk membeli. Tapi setelah Anda cek lagi sumber daya manusia yang Anda punya sepertinya ada kendala. Jangankan untuk presentasi, bahkan dalam bicara sehari haripun karyawan ini tampaknya sangat pemalu. Bukannya tidak bisa di-training untuk meningkatkan skill, tapi hasil dari trainng tentu saja membutuhkan waktu lagi sedangkan strategi Anda harus segera dijalankan.  Sekurang kurangnya modal sumber daya yang sebuah perusahaan atau unit terkecilnya department/ bagian  harus punya ialah Manusia ( baca : karyawan ). Maka sejak dari awal merekrut karyawan untuk perusahaan perlu ditekankan pentingnya menerapkan standard minimal persyaratan karyawan yang bisa bergabung dengan organisasi kita dan cocok dengan kriteria bisnis kita agar kumpulan kumpulan manusia ini bisa berfungsi sebagai team work dan berdaya guna sebagai mesin produksi perusahaan, bukan malah jadi “terlalu banyak rem” di perusahaan Anda karena justru para karyawannya sendiri yang selalu me”ngerem” laju perusahaan yang sebetulnya ingin berlari. Jika perusahaan Anda tidak punya kumpulan karyawan yang kondusif dan produktif, maka jangan harap strategi aplikasi yang Anda buat akan pernah berjalan sesuai harapan. 

Jika sejak perencanaan dirasakan butuh tambahan budget mendesak, maka sampaikan ke pimpinan atau owner bahwa, misalnya jika project ini ditambah dengan dana sekian lagi di luar kas perusahaan maka akhirnya akan dapat profit 3 x dari anggaran project.  Dari segi bisnis pasti hal ini menjadi tantangan bagi owner untuk meningkatkan kinerja bisnis dan omzetnya. Jangan sebuah strategi dipaksakan jika budgetnya tidak cukup karena setiap stepnya juga tidak akan berjalan dengan sempurna.

Check catatan diatas adalah untuk para manager yang selama ini merasa implementasi atau target yang dicapai tidak sesuai dengan planning. Jadi sebetulnya belum masuk ke tahap PLANNING itu sendiri.  Planning dalam merancang sebuah strategi harus melihat target dahulu.

Target Sales: Siapa yang ingin dituju, untuk segmen ibu ibu, keluarga atau umum atau mahasiwa, dan lain lain. Dari skala ekonomi social berapa rupiah? Bagaimana life stylenya, trend demandnya dan potensi growthnya. Maka targetnya Omzet bulan depan harus lebih tinggi dari bulan lalu.

Target brand building: untuk memperkenalkan brand agar lebih dikenal? Dibuat event yang seberapa besar, seberapa luas coverage areanya. Targetnya maka bulan depan harus lebih banyak orang tahu tentang usaha/ brand kita dan lebih luas radius awareness sekian km dari bulan lalu.

Target mengatasi masalah: Misalnya mengatasi competitor atau menyiasati kurang strategisnya lokasi outlet. Maka targetnya tentu saja berimbas pada peningkakan omzet dan pelanggan. Paling tidak terlihat suasana outlet jadi lebih ramai dan aktif disbanding bulan lalu.

Maka setiap step yang tersebut dalam planning tersebut harus mengarahkan kepada satu target tersebut. Yang perlu diperhatikan setiap planning terdiri dari beberapa step yang mungkin dikerjakan oleh beberapa PIC ( Person in charge ). Pastikan para PIC tersebut tahu maksud dan tujuan pentingnya melaksanakan step tersebut sesuai petunjuk teknisnya dan sesuai time plannya, agar di ujungnya seluruh step berjalan di satu rel dan tepat waktu. Jangan lupa, orang bisa “bekerja dengan hati” jika dia tahu dan paham dengan jelas maksud dan tujuan dia harus mengerjakan suatu hal, bukan sekedar disuruh lalu kerjakan.

ORGANIZING : Merekrut karyawan yang cocok, produktif dan bisa satu visi misi dengan tujuan perusahaan adalah tahap organizing pertama yang terpenting. Mengorganisasikan person dengan spesifikasi yang tepat pada posisi/ jabatan yang tepat untuk fungsi yang tepat. Ini adalah kunci di setiap suksesnya teamwork. Mengelola manusia dengan spek dan posisi yang tepat sesuai dengan kerangka kerja yang sudah digariskan manager adalah cara menjalankan organisasi project. Termasuk jika ada gesekan atau overlap antar posisi atau malfungsi dari dept terkait yang mengakibatkan konflik internal atau keresahan kerja lain maka harus segera ditangani secara benar dan penyelesaiannya diterima seluruh teamwork. Manager menggunakan kewenangannya untuk mengatur jalannya pekerjaan tiap PIC, bahkan segera mengganti PIC jika di perjalanan dirasakan PIC ybs kurang kompeten. Jangan karena 1 PIC kurang kompeten tapi seluruh strategi yang sedang berjalan terancam berantakan.

ACTION : Rencana tinggal rencana di atas kertas jika tanpa Action. Setelah semua kerangka kerja, PIC, maksud dan tujuan strategi/ pekerjaan ini jelas dan disepakati seluruh anggota teamwork, maka saatnya DILAKSANAKAN / ACTION. Yang dibutuhkan dalam Action ini adalah time schedule. Disana dipaparan secara jelas PIC bertugas untuk pekerjaan apa, time limitnya sampai berapa lama untuk selanjutnya disambung lagi oleh PIC lainnya, dan seterusnya. Alur kerjanya harus mulai dari dept mana , disupport oleh dept mana, diarahkan ke siapa. Pastikan tidak ada jeda antar proses yang mengakibatkan hilangnya momentum kerja.   

CONTROLLING : Kontrol ada dibawah kewenangan Manager yang menerima report, memberikan pengarahan harian, mingguan, peninjauan berkala langsung lapangan, memberi penilaian ataupun koreksi kepada seluruh anggota teamwork maka seluruh progress pekerjaan harus dianalisa per termijn. Kontrol selama project berjalan dibutuhkan untuk mengarahkan apakah betul betul semua kerja PIC dan dept terarah ke satu tujuan, mengawasi apakah teamwork bekerja sesuai kerangka kerja, apakah ada kendala lapangan, apakah masih masuk rencana budget. Dengan menganalisa progress secara berkala maka jika dibutuhkan action alternative, action pendamping, action flexible atau action percepatan maka sepenuhnya harus ambil action berdasarkan penilaian manager dan disepakati oleh seluruh teamwork. Jika Manager hanya melepas project di awal waktu dan baru dicek lagi pada saat limit waktu habis, maka kemungkinan besar project tsb tidak akan berjalan baik sesuai planning dan hasilnya tidak akan tercapai sesuai target.

Demikian, mudah mudahan bisa dipahami kenapa strategic planning di atas kertas kadang tidak bisa dijalankan sesuai harapan. Jangan menyerah, setiap kesalahan masih bisa diperbaiki dan hasilnya pasti bisa lebih baik lagi.

SEMANGAT SUKSES ( Mirza A. Muthi )

Tidak ada komentar:

Posting Komentar