BAGAIMANA MEMBENTUK KARYAWAN HANDAL DALAM MENGINFORMASIKAN PROMO/PRODUK PERUSAHAAN?

TANYA : "Bagaimana membentuk karyawan handal dalam menginformasikan promo/produk perusahaan?"

JAWAB:

Kadang kadang kita sebagai pelanggan swalayan agak "bete" jika sedang dikasir untuk membayar, lalu oleh petugas kasirnya ditawari kartu member, sekalian isi pulsa, tambah beli suatu produk dengan system beli 2 dapat free 1 lagi.., atau sekalian ambil tunai, dll. Tapi bagi pengamat dan pelaku marketing, jika prosedur ini bisa dijalankan konsisten oleh seluruh crew kasir swalayan tsb, maka situasi ini adalah sangat menyenangkan. Artinya seluruh karyawan posisi kasir strict menjalankan SOP yang dibuat perusahaan.

Sementara di perusahaan lain sepertinya susah payah seorang manager atau supervisor memberi pengarahan agar dalam event pameran atau menjaga standnya, bahkan para SPG yang memang tugasnya menawarkan  bisa "speak up", aktif berbicara menawarkan produk/promo yang sedang dijalankan kepada setiap pelanggan. Tapi apa daya, kebanyakan para SPG ini  cuma pasif, berdiri saja tanpa aktif bicara apapun, menunggu ditanya, itupun kadang dijawab tidak dengan antusias. Seakan usaha yang dilakukan oleh manager atau supervisor tidak ada hasilnya.

Berikut bahasan yang agak mendetilnya:

1. Awalnya selalu ada di Top management, artinya di manager dan Spv yang memberikan briefing setiap pagi mengenai promo,program,produk yang harus selalu ditawarkan waiter atau kasir kepada pelanggan. Apakah manager atau Spv tsb mempunyai kualitas leadership dan communication skill yang baik? Sehingga apa yang disampaikan bisa diterima, dicerna dengan baik oleh bawahannya, sekaligus instruksinya dijalankan dengan taat dan patuh di lapangan dalam tugas kesehariannya. Seorang manager atau Spv harus memiliki leadership dan communication skill yang baik karena soft skill itulah yang menjadikan mereka manager dan demikian cara mereka bertugas agar seluruh bawahannya menjalankan SOP perusahaan.

2. Lalu sesekali manager dan Spv juga harus memberi contoh aplikasi karena pimpinan menyatakan kualitasnya dengan "bahwa dia mampu, bukan sekedar bisa bicara". Kalau pimpinan dalam briefing menyatakan harus mulai dekati pelanggan dengan profile tsb, mulai bicara di 5 detik pertama dengan salam dan perkenalan, lalu di 10 detik berikutnya sudah mulai cerita mengenai produk atau program dan dalam 15 detik harus mulai mengarahkan untuk closing, sehingga dalam 20 detik sudah ditargetkan mendapatkan pembayaran dari target pelanggan.. Karena itu sebaiknya pejabat manager adalah karyawan jenjang karier. Seseorang sampai ke jenjang manager karena dia sudah menjalani posisi mulai dari bawah dimulai dari "pembantu  lapangan", staff marketing, Spv , baru Manager. Karir tidak harus hanya di satu perusahaan, terpenting karir meningkat terus dalam posisi yang dibawah tanggung jawabnya walaupun berpindah pindah perusahaan. Peningkatan karir sampai posisi top telah membuktikan bahwa dia mampu dan telah menjalani masalah dan solusi dalam tugas tugasnya selama ini. Jika dalam posisinya sebagai manager juga ybs bisa memberi pengarahan sesuai kondisi nyata di lapangan, memprediksi masalah yang akan ditemukan bawahannya dan memberikan saran solusinya, dan bahkan jika perlu membuktikan kepiawaiannya langsung di lapangan sebagai contoh aplikatif di depan jajaran staffnya. Manager yang memberi bukti bukan cuma pintar ngomong bahkan cuma pintar memerintah, baru bisa dikatakan manager handal dan profesional.

3. Setelah manager, maka selanjutnya posisi karyawan ybs misalnya kasir, waiter,SPG,dll yang ditugaskan untuk mempromosikan produk/program promo juga harus memenuhi persyaratan. Bukan hanya performance wajah dan body menarik tapi juga kecerdasan cukup dan karakter positif, jika mungkin mental berjuangnya tinggi. Karena itu tahap perekrutan karyawan bukan hal yang mudah. . Apalagi jika karyawan tsb akan digunakan sebagai karyawan kontrak atau tetap jangka panjang seperti waiter, kasir, maka proses perekrutan harus betul betul menghasilkan individu individu karyawan yang memenuhi kebutuhan kerja perusahaan.

4. Rasa memiliki juga mempengaruhi motivasi kerja. Kalau menggunakan jasa SPG untuk event promo atau pameran harian, maka nantinya dalam bertugas SPG tsb bisa didampingi oleh karyawan senior lain yang lebih berpengalaman. Status karyawan ini terkait dengan "rasa memiliki" karyawan terhadap perusahaan. Freelance honorer seperti SPG yang hanya bekerja 2 hari-1 minggu walaupun dikenakan target tetap belum bisa diharapkan memberi effort yang didasarkan pada rasa memiliki tsb, berbeda motivasinya dibandingkan seorang karyawan yang misalnya sudah bekerja 1-2 tahun di perusahaan tsb  Ini adalah hal yang wajar manusiawi. Karena itu kadang memberikan tugas "speak up promo" kepada kasir akan lebih mudah dijalankan daripada kepada SPG.

5. Individu individu yang profesional sangat dibutuhkan dalam kesuksesan misi menyampaikan informasi produk/promo kepada pelanggan.  Misalnya tentu banyak juga SPG yang komitmen pada profesionalisme kerja SPGnya, jadi dimanapun dia bertugas untuk produk apapun walaupun produknya berbeda beda tapi tetap menghasilkan prestasi kerja yang tinggi karena SPG tsb bekerja untuk value diri sendiri, bukan untuk semata perusahaan yang menyewanya. SPG yang seperti inilah yang akan laris disewa oleh perusahaan. Maksudnya profesionalisme ini bukan hanya berlaku untuk SPG yang hanya bertugas beberapa hari. Carilah Agen yang menyediakan jajaran SPG yang betul betul profesional. Selain cantik, menarik, kecerdasan cukup, communication skill baik. Sebaiknya jika ingin menyewa SPG untuk event jangan hanya bertemu dengan perusahaan Agen, tapi minta ketemu langsung dengan SPG dan lakukan sedikit interview. Dari interview singkat tsb akan didapat gambaran mengenai profile SPG yang akan bertugas menjaga stand event produk perusahaan nanti. Bayangkan jika profesionalisme kerja dimiliki oleh setiap karyawan kontrak/ tetap perusahaan, atau jajaran SPG yang kita sewa,  maka secara teamwork akan membawa keajaiban bagi perusahaan.

6. Pengulangan membuat sempurna. Karena itu briefing program kerja, apa yang harus disampaikan ke pelanggan, harus terus diulang setiap pagi atau setiap awal shift sebelum memulai aktifitas kerja. Dalam briefing selalu diulang tahapan tahapan kerja, membahas masalah dan solusi hari kemarin, kenapa hal ini harus dilakukan dan apa negatifnya jika hal itu tidak dilakukan,  walaupun secara umum setiap hari pembahasan materinya sama tetapi memang itulah produk yang kita jual untuk menjadi bisnis dan menghidupi perusahaan dan karyawan yang bekerja di dalamnya. Maka jangan bosan untuk selalu mengulang karena menjadikan kita lebih sempurna dan lebih terlatih dari hari ke hari.

7. Sebetulnya saya tidak suka perusahaan yang berorientasi pada skema punishment. Tapi kadang punishment perlu diterapkan untuk menegakan kedisiplinan. Tentunya selain punishment juga harus diseimbangkan dengan reward. Jika SOP tidak dijalankan dengan baik maka terapkan punishment. Ini akan membawa konsekuensi mulai ditegur pimpinan sampai pada resiko maksimal dikeluarkan dari perusahaan. Jika sumber penghasilan keluarga diputuskan maka tentunya orang akan berusaha agar sumber penghasilannya tetap bertahan selama mungkin dan akhirnya harus tertib mengikuti SOP perusahaan dan menunjukan kinerja yang baik, termasuk tertib menawarkan produk dan selalu menginformasikan promo kepada pelanggan.

8. Terkait punishment, gunakan fasilitas teknologi dan analisa prestasi penjualan. CCTV ke arah ruang pamer atau ke area kasir bisa diputar ulang oleh manager untuk mendapatkan data siapa siapa saja kasir atau SPG yang tertib dan yang tidak melaksanakan SOP. Terkait reward maka analisa data pelaporan kinerja penjualan untuk produk yang sedang dipromo pada periode promo berlaku. Sewajarnya produk yang sedang dipromo harus laku lebih banyak jika dibanding data penjualan saat tidak ada promo. Jika peningkatan memang nyata maka analisa siapa kasir atau SPG yang paling besar memberi kontribusi positif buat perusahaan. Reward akan berlaku untuk mereka yang berprestasi sesuai atau melebihi target.

9. Permudah kerja kasir, SPG atau waiter. Kasir dan waiter terutama tugas utamanya bukan untuk menyampaikan pesan promo atau info produk. Kasir misalnya tugas utama menjalankan proses transaksi dan waiter misalnya mencatat dan membawakan menu yang diorder. Tapi mereka bisa juga menjadi penyampai pesan promo dan info yang efektif asalkan perusahaan "membantu mempermudah" pekerjaan mereka. Misalnya di kasir siapkan stand acrylic menghadap customer mengenai promo tsb, yang menghadap kasir adalah poin poin khusus Q&A terkait promo tsb. Hanging banner terkait promo. Tujuannya agar memancing pertanyaan customer akan program promo yang sedang berlaku jikapun kasir beberapa saat sempat lupa menyampaikan pesan info promo tersebut.

10. Praktek dari yang mudah. Ulang dan ulang lagi berkali kali. Masalah speak up otomatis menawarkan promo dan produk promo kepada customer adalah masalah kebiasaan. Pertama mungkin ada rasa canggung, malu, malas untuk selalu speakup , tapi jika "mau tidak mau dipaksa terus" berkali kali dari jam buka pagi sampai jam buka sore di satu shift kerja dan itu dilakukan setiap hari dan berulang setiap minggu, bulan, maka seterusnya akan lebih mudah. Awali dengan terbiasa mengucapkan salam, sapa, senyum khas perusahaan untuk membentuk habit friendly dan melancarkan bicara juga keberanian membangun komunikasi marketing dengan customer. Jika sudah terbiasa menyampaikan sapa, salam dan senyum, maka di tahapan berikutnya tinggal ditambahkan materinya dengan promo produk atau penawaran program lainnya. Selanjutnya akan lebih mudah bagi petugas kasir dan waiter menyampaikan pesan pesan info promo walaupun secara periodik materinya diganti ganti.

11..Terakhir jangan pelihara virus di perusahaan. Lebih baik keluarkan 1-2 orang karyawan yang bandel, tidak mau ikut SOP perusahaan walaupun sudah diusahakan dicoaching, bahkan mereka cenderung menjadi provokator mencari sekutu agar karyawan lain mengambil sikap offensif kepada manager atau kebijakan perusahaan. Daripada membiarkan mereka menyebar virus negatif kepada 10 orang lainnya, lebih baik diPHK saja.. Jangan takut kehilangan 1-2 karyawan seperti ini, diluar sana masih banyak orang yang membutuhkan pekerjaan dan bersedia bekerja dengan lebih baik dan mengikuti SOP perusahaan.

Seorang bisa membawa perubahan, tapi secara teamwork kita bisa membawa keajaiban.

SEMANGAT SUKSES (Mirza A. Muthi)