Sabtu, 01 Januari 2011

SENI MENANGANI SUMBER DAYA MANUSIA DI OUTLET / TOKO

TANYA:"SENI MENANGANI SUMBER DAYA MANUSIA DI OUTLET / TOKO"

Pak Mirza, saya merasa di toko saya sering sekali keluar masuk karyawan baru. Manager yang saya percaya untuk kelola toko sering mengganti anak buahnya dengan alasan tidak bisa bekerja sama atau tidak kompeten. Saya sangsi apa manager saya yang tidak disukai atau memang karyawannya yang kurang bagus. Tapi saya sendiri juga tidak bisa apa apa karena saya domisili di luar kota. Bagaimana seharusnya manager saya mengelola karyawannya agar karyawan betah kerja di toko saya

Suyatno, 

Jawab:

Pak Suyatno yang baik, memang kendala mengendalikan bisnis dari jarak jauh ada di perwakilan kita di outlet. Jika kita mendapatkan “tangan kanan” yang kompeten dan se-visi dengan bapak maka bapak harus berlega hati. Tapi jika kita belum betul betul mendapatkan manager yang pas, kadang itu yang menjengkelkan. Setiap pelaksana di outlet memiliki peranan sesuai porsinya dan tanggung jawab yang sama berarti untuk kemajuan outlet. Untuk usaha produk ataupun jasa, besarnya peranan service dari perorangan kepada pelanggan tidak dibedakan untuk posisi pelayan, kasir, staff atau manajer. Job deskripsinya pasti berbeda, tapi output yang dihasilkannya berupa pelayanan prima kepada pelanggan tetap sama. Semua orang berperanan seperti dalam satu rangkaian rantai koordinasi dan kerjasama team. Jika seorang saja tidak melaksanakan fungsinya dengan baik, maka rantai koordinasi dan kerjasama akan terganggu dan berdampak pada buruknya hasil pelayanan yang dirasakan oleh pelanggan.

Maka perlu diingat khususnya untuk Outlet Manajer bahwa sebagai pimpinan manajemen operasional adalah tanggung jawabnya untuk memastikan semua komponen resources dan fungsi department di outlet berjalan sesuai peranannya dalam standard kualitas pelayanan yang optimal.

Setiap staff di outlet adalah juga manusia yang memiliki perbedaan sifat, karakter, harga diri dan motivasi. Walaupun begitu Outlet adalah sebuah usaha bisnis yang harus mencapai target omzet dan profit , karena itu harus dikelola secara profesional antara peraturan dan kelenturan. Maka outlet Manajer harus memperlakukan para staff dengan cara yang manusiawi dan memperhatikan aspek aspek yang terkait dengan manajemen pengelolaan sumber daya manusia. Manusia pada dasarnya ingin keberadaannya diakui, perlu dihargai dan tapi juga perlu dipagari dengan peraturan dan diberi ketentuan hukuman sesuai porsinya jika melakukan kesalahan, agar tetap dapat berjalan sesuai dengan jalur yang ditetapkan manajemen untuk mencapai tujuan. Maka kelolalah sumber daya manusia anda dengan Seni : Untuk mencapai tujuan bisnis, peraturan pada karyawan harus tegas dilaksanakan, tapi sampaikan dan terapkanlah dengan cara yang bijaksana. Apalagi bagi outlet yang menyediakan jasa dimana pelanggan bisa stay 2 – 3 jam di outlet untuk menerima service,  jangan sampai tercipta suasana tegang bagi para staff karyawan pengelola outlet karena suasana  ini akan ikut ‘dirasakan’ juga oleh pelanggan.

BRIEFING PAGI

Setiap pagi ( maksudnya setiap di awal shift ) sebelum memulai kegiatan, maka sebaiknya dimulai dengan briefing. Dipimpin oleh Manajer Outlet kepada para sub ordinat dan seluruh karyawan selalu ditekankan adanya tanggung jawab pada masing masing orang bahwa setiap hari harus lebih baik dari kemarin. Briefing pagi juga waktu tepat untuk Manajer Outlet memberikan motivasi kepada karyawan. Manusia biasa dalam keadaan motivasi yang turun – naik. Maka jika pimpinan setiap pagi, pada saat suasana hati karyawan masih fresh belum mulai bekerja - dengan memberi motivasi dan semangat diharapkan secara mental karyawan akan lebih siap. Tentu saja dengan syarat pimpinan juga sudah dalam keadaan prima dan semangat. Sebab kita tidak mungkin memotivasi seseorang sementara kita terlihat loyo, murung dan tidak semangat. Jika suasana hati sedang tidak baik, wakilkan saja memimpin briefing pagi pada bawahan Anda, jangan sampai Anda memberi ‘energi negative’ pada saat memberi arahan di depan karyawan dalam suasana tidak bersemangat. Terakhir jangan pernah lupa untuk menutup briefing dengan doa bersama untuk memulai kerja.

Jika tidak mungkin setiap hari Manajer Outlet memberikan briefing ini, maka pimpinan unit tugas seperti Supervisor atau asst manager memberikan briefing pagi kepada bawahannya. Pertemuan rutin antara pimpinan dan karyawan ini penting untuk terus menjalin komunikasi dan kebersamaan. Jangan biarkan karyawan memulai kerja pagi tanpa pimpinan terlebih dahulu menyapa mereka . Hal ini jika terjadi terus menerus akan ‘menjauhkan jarak’ antara pimpinan dan karyawan. Karyawan merasa tidak diperhatikan secara pribadi oleh pimpinan.


Materi Briefing pagi :

- Evaluasi hari kemarin ( menerima masukan, membahas dan memberi saran )

- Menekankan hal hal penting yang akan dilaksanakan hari ini ( misalnya ada promo program, menu special today, rencana kedatangan tamu penting , dll )

- Motivasi

- Berdoa bersama sebelum memulai kerja

Adapun untuk briefing dan meeting lainnya bisa diatur sesuai kebutuhan outlet.

Macam macam tujuan meeting :

- Meeting pengarahan rutin

- Meeting koordinasi untuk event tertentu

- Meeting evaluasi harian, mingguan, bulanan

- Meeting penjelasan informasi baru

- Meeting pemecahan masalah

- Meeting intern personal dengan individu tertentu untuk masalah personal

Inti dari TeamWork adalah komunikasi dua arah yang berkesinambungan. Briefing pagi secara rutin bisa mengkondisikan antara setiap pelaku di outlet saling berinteraksi, saling memberi input dan kritik dalam semangat ke arah sukses satu tujuan. 
SEMANGAT SUKSES. ( Mrza A.Muthi )