Selasa, 01 Januari 2019

Pembukaan Outlet Cafe/Resto Baru



Tanya :   
Semangat Sukses Pak Mirza
Sesuai resolusi tahun 2018 saya untuk membuka Cafe Resto milik sendiri, usaha dengan beberapa teman dekat, alhamdulillah bisa terlaksana walaupun mungkin baru bisa buka di awal 2019. Tidak apalah, yang penting akhirnya punya bisnis cafe resto juga.
Saya mau bertanya kapan waktu yang tepat untuk acara pembukaan atau grand opening agar kedepannya semua lancar dan minim kendala. Demikian pak

Jawab :
Semangat Sukes juga ,
Selamat ya, sudah tercapai resolusinya. Akhirnya sekarang jadi pemilik usaha juga dan pasti rasanya membanggakan bukan? Saya doakan  semoga sukses , lancar dan panjang umur usahanya dengan kawan kawan.

Untuk menentukan pembukaan outlet Cafe/resto baru sebetulnya lebih ke pertimbangan pribadi. Jika ada kepentingan mengundang pihak pihak tertentu, misal pejabat instansi tekait perijinan atau ada icon artist atau orang penting lainnya yang pasti harus diundang untuk ikut meresmikan pada acara pembukaan tsb, maka pasti harus ditentukan hari dimana pihak / orang penting tsb bisa dan bersedia hadir. Atau ada juga agar terasa lebih bermakna mungkin bisa disamakan dengan tanggal ulang tahun terkait salah satu pemilik atau "tanggal keramat" yang memang sudah disepakati seluruh pemilik. Bisa juga tanggal keramat ini disamakan dengan momen perayaan umum di tanggalan nasional, misal pas tanggal 1 Januari untuk Tahun Baru, atau tanggal 22 Desember pas hari ibu misalnya untuk penghormatan terhadap jasa ibu masing masing pemilik usaha, dan banyak lagi pertimbangan personal. Intinya buat saya pribadi, tanggal dan hari untuk pembukaan sebuah outlet usaha baru bukan sesuatu hal yang amat penting. Semua hari adalah hari baik. 

Yang terpenting buat saya justru adalah tahapan pembukaan outlet dengan mempertimbangkan tujuan usaha baru adalah untuk membiasakan seluruh resources usaha sudah berada dalam kondisi prima dan excellent untuk bisa memberikan pelayanan optimal kepada pelanggan.
Saya tidak mendapat informasi sebesar dan sekompleks apa unit usaha baru yang akan dibuka ini, tapi saya akan persepsikan fasilitas dan fitur yang umum untuk sebuah cafe resto masa kini. 

Misal pasti ada SDM minimal untuk kasir dengan mesin kasirnya, chef atau koki di dapur, dan waiter untuk operasional service. Pasti sebelum cafe resto ini operasional, maka SDM ini telah mendapatkan pelatihan/training sesuai jobdesc dan bidangnya masing masing. Tapi sekali lagi ini hanyalah training teori dan mungkin ada sesi simulasi, tapi tidak dalam kondisi riil berbisnis melayani pelanggan. 

Dalam situasi riil, selain bagaimana bekerja, bergerak, berespond, dan bertindak sesuai SOP juga pelatihan bagaimana bisa dan paham menggunakan alat alat kerjanya. Kasir harus paham dengan software di mesin kasirnya, juga mungkin jika outlet dilengkapi dengan mesin EDC debit dan kartu kredit untuk kemudahan pembayaran. Mulai dari masukan order, menginput harga, discount, compliment, bahkan void jika ada kesalahan input atau pembatalan transaksi. Bagaimana menerima DP untuk booking meja di tanggal tertentu, bagaimana jika tamu pindah meja atau menggabungkan beberapa meja. Bagaimana merubah harga menu atau input menu baru jika ada penambahan atau pengurangan data menu yang sudah ada jika menu dihilangkan, banyak lagi opsi opsi kasir yang harus diketahui. Kasir harus bekerja dengan batasan waktu hitungan detik tertentu. Misal jangan sampai melayani tamu selama lebih dari 15 detik per transaksi pembayaran di depan kasir, atau Kasir akan menerima komplain dari pelanggan. Belum lagi jika ternyata system software membutuhkan waktu untuk synchronize system dengan data data yang masuk. Bisa bisa printing macet karena spek PC tidak memadai untuk mengolah data yang sedemikian banyak mengantri di system. Tidak ada waktu buat kasir untuk bingung mau kerjakan apa di depan kasir karena gugupnya kasir akan sangat terlihat oleh pelanggan dan ini bisa membawa image bahwa manajemen kurang siap. Juga terlihat bagaimana waiter gugup dalam membawa nampan dari dapur ke meja pelanggan, bahkan bingung ini menu ditujukan untuk meja nomor berapa karena mungkin sudah terlalu banyak meja yang order di satu waktu bersamaan. Sedikit dikomplain pelanggan sudah langsung pucat pasi dan langsung panik. Belum lagi kepanikan di dapur ketika order menu datang bertubi tubi dan koki kewalahan memproduksi pesanan tsb. Begitu sudah panik, maka ketentuan resep sudah tidak berjalan dengan standarisasi gramasi ingredients dan cara masak yang baik sehingga rasa masakan menjadi kacau. Belum ternyata jika dalam proses pengolahan ternyata baru disadari kurangnya alat dapur ini dan itu atau bahkan belum diaiapakan sama sekali. Termasuk bahan baku yang masih kurang sehingga order sudah masuk system  tapi dari dapur tidak bisa mengolahnya.

Biasanya event grand opening ini akan dipromosikan dengan besar besaran baik secara offline ataupun online via medsos. Keramaian acara juga akan terekspose dan berisiko saat itu mengundang tamu datang dalam jumlah banyak dalam waktu yang nyaris serentak. Pertanyaannya..sudah siapkah outlet Anda di awal hari  operasional menerima beban seberat ini? Bukan trainingnya yang salah, tapi apapun pekerjaan pelayanan di bisnis service hospitality, perlu mebiasakan diri. Apalagi crew dan SDM yang digunakan sebelumnya tidak pernah atau belum pernah sama sekali kerja di bidang ini. Secara manusiawi wajar jika mereka panio dan jadi blank mengenai materi apa yang sudah mereka terima dalam training. Semua awalan kerja pelayanan harus dimulai dengan berlatih dalam suasana kondusif dan membiasakan dalam beberapa waktu lamanya. Kecuali jika Anda investor kelas kakap dan sejak awal hari pertama pembukaan outlet seluruhnya menggunakan barisan crew yang memang sudah berpengalaman panjang di outlet outlet Cafe Resto sebelumnya dan Anda sanggup membayar gajinya sesuai standard UMR bahkan bisa lebih tinggi.

Tapi umumnya jika Anda masih kelas UMKM, maka umumnya semua budget pengeluaran pasti masih didesign sehemat mungkin termasuk pos gaji SDM. Saya hanya mencoba menggambarkan situasi ini yang akan terjadi jika pada saat event grand opening, ternyata secata system, alat kerja, mental SDM ternyata belum siap untuk melayani tamu dalam jumlah besar atau salam kondisi tamu langsung ramai.

Maka biasanya saya menyarankan jangan dulu segera masuk ke tahap Grand Opening. Buka dulu operasional dalam tahap uji coba atau Soft Opening. Tidak perlu dipromo besar besaran. Cukup pasang 1 buah spanduk di depan Cafe Resto "Telah Dibuka". Diresmikan saja secara sederhana oleh manajemen dan seluruh crew misal dengan acara selamatan dan doa bersama anak yatim sebagai syarat pembukaan tempat usaha baru. Mungkin tamu yang datang hanya beberapa yang kebetulan lewat dan melihat spanduk depan outlet, tidak apapa. Justru memberi kesempatan pada SDM untuk membiasakan diri terhadap pola kerja dan alat kerjanya. Hal hal yang harus diperbaiki dan dilengkapi bisa terus diusahakan tanpa harus menanggung resiko menerima komplain berat dari banyak tamu atau takutnya bahkan langsung menerima persepsi tamu yang datang bahwa outlet Cafe Resto yang baru dibuka ini ternyata jelek standard service dan produknya, tanpa ada kesempatan pihak manajemen bberkomunikasi dengan tamu menjelaskan apa yang sedang terjadi karena semua dalam keaeaan hectic.. Semua berjalan perlahan, wajar, tapi selalu diawasi, diperbaiki bahkan sempat berkomunikasi dengan tamu dan memunta maaf atas segala kekurangan di hari hari pertama pelayanan ini. Masa soft opening ini berjalan paling tidak 2 minggu sampai dengan 1 bulan sampai persiapan Grand Opening. Pada saat itu secara kesiapan SOP kerja, alat kerja dan mental crew pasti sudah lebih siap dan aman untuk image dan persepsi Cafe Resto baru Anda dimata dan dibenak pelanggan.

Karena pelanggan adalah pelanggan, mereka tidak mau tahu apakah outlet Anda sudah siap atau tidak, yang penting setelah mereka bersedia datang dan uang mereka keluar, maka mereka harus menerima pelayanan dan produk sesuai persepsi dan ekspektasi mereka atau mereka kecewa dan bisa menjustifikasi bahwa tidak perlu lagi mereka datang lagi ke Cafe Resto Anda dilain hari. Demikian saran saya mengenai apa yang sebetulnya harus dipertimbangkan pada saat outlet Cafe Resto baru akan dibuka. 


SEMANGAT SUKSES 
(Mirza A.Muthi)