Kamis, 01 Maret 2012

KONFLIK ANTARA AKUNTING DENGAN DEPT. OPERASIONAL

TANYA : "KONFLIK ANTARA AKUNTING DENGAN DEPT. OPERASIONAL"

Semangat sukses Pak Mirza

Di perusahaan kami yang bergerak di bidang jasa hiburan di outlet kadang saya sebagai orang akunting sering bentrok dengan manager yang menaungi dept.Ops. Mereka kadang melakukan kebijakan terkait uang seperti tanpa perencanaan dengan alasan untuk kepentingan service. Soalnya saya harus menjelaskan detil setiap pengeluaran kepada owner. Kadang jadi konflik dengan manager. Apa memang begitu cara kerja manager operasional pak? Mohon arahannya. Terimakasih

Dini-Jakarta

JAWAB :
Semangat Sukses juga Dini,
Konflik antara dept keuangan dengan dept Operasional yang menangani service di outlet itu adalah hal klasik yang sering terjadi dimanapun. Juga biasa terjadi pada Dept. Marketing. Dept Ops dan Marketing seperti "membuang uang" sedangkan Dept.Keuangan "menghemat uang".

Sebetulnya intinya bukan pada membuang atau menghemat. Tapi menjaga casflow uang agar digunakan sebagaimana fungsi dan tujuan bisnisnya. Kedua Dept ini harus bisa bekerja sama. Tujuan Dept Marketing Promo adalah bagaimana bisa mendatangkan pelanggan ke outlet, diteruskan oleh tujuan Dept Ops dan service dengan memberikan pelayanan prima agar tercapai kepuasan pelanggan dan pelanggan bisa jadi pelanggan loyal. Mereka Department penghasil uang menghasilkan omzet untuk perusahaan jasa hiburan. Nah Dept keuangan memastikan agar seluruh proses kerja Dept penghasil uang ini bisa berjalan lancar karena ada uang yang cukup untuk membiayai pergerakannya dan uang yang masuk bisa dikelola untuk bisnis yang berkesinambungan. 

Secara kasus misalnya pada saat transaksi dengan kartu kredit kastemer terjadi kesalahan pengetikan nominal pada nilai transaksi. Rp. 100.000 diketik oleh kasir Rp. 1.000.000 dan terlanjur diapproved di mesin EDC, maka sudah jadi kewajiban pengelola jasa hiburan mengganti kelebihan bayar Rp. 900.000 dengan uang omzet outlet. Tidak bisa kita minta kastemer waktu 1-2 minggu menunggu verifikasi dari bank penerbit sampai uang Rp. 900.000 dikembalikan lagi ke saldo kartu kredit kastemer tsb. Kastemer pasti tidak mau tahu karena seluruh transaksi dilakukan oleh petugas kasir outlet. Manager Ops melegalisasi keputusan keluarnya cash tsb untuk menghilangkan potensi konflik outlet dengan kastemer. Tujuannya agar kastemer tidak kecewa dengan pelayanan outlet dan outlet tidak kehilangan pelanggan. Maka dept akunting juga hrs mengerti bahwa tidak bisa menahan manager untuk tidak mengeluarkan uang pengganti dengan alasan ikut prosedur bank penerbit kartu kredit mengembalikan uang nasabah selama 2 minggu misalnya. Berorientasilah kepada kepuasan pelanggan termasuk bijaksana dalam menangani komplain, apalagi yang terjadi karena kesalahan crew outlet.

Tapi untuk masalah pengadaan barang, harusnya manager ops bisa merencanakan pembelian dengan pola tertentu. Kapan harus ganti lampu, kapan harus beli bahan makanan, kapan harus service AC. Cost cost ops yang bisa diprediksi dan direncanakan memang harus diadakan sebelumnya dengan pengajuan budget sebelumnya ke dept purchasing, tidak mendadak. Tapi sekali lagi jika harus berhadapan dengan kepentingan service, maka harus prioritas. Misalnya lampu di lounge yang biasanya jarang mati tiba tiba mati 2 buah dan kebetulan tidak ada stock lampu di gudang, maka tetap harus dibeli saat itu juga walaupun ambil dari uang kasir atas seijin manager ops. Sebab kalau dibiarkan mati sementara operasional masih berjalan maka bisa jadi mengganggu kenyamanan tamu lounge dan merusak image performance outlet

Bisnis outlet secara praktis adalah bagaimana produk atau jasa yang kita tawarkan dan jual bisa diterima dan diserap oleh target pasar. Jika pembeli puas, maka lama lama bisa jadi pelanggan loyal. Tidak kurang tidak lebih. Maka semua department yang bekerja di outlet tsb termasuk back office dan owner harus berkiblat pada tujuan akhir tsb. Masalah pengelolaan admin bertujuan agar secara keuangan bisa tertib dan dibawah kontrol yang berwenang. Tapi pada saat kepentingan admin berhadapan dengan kepentingan pelanggan, maka kepentingan birokrasi admin harus mengalah dan dahulukan kepentingan pelanggan. 

Yang terbaik adalah sinergi antara back office dan front office, antara service, operasional dan admin. Sesungguhnya tujuannya tetap sama yaitu bisnis lancar dan membawa kemakmuran dan kebahagiaan  bagi seluruh stake holder dan jangan lupa karyawan dan pelanggan adalah juga stakeholder. Jadi Dini juga harus berkomunikasi dan berkordinasi dengan baik dengan manager operasional, jangan konflik lagi ya. Manager ops harus tahu tugas dan tanggung jawab dept akunting sehingga sebisa mungkin menjaga kinerja team service dan opsnya supaya zero mistake di masalah pembayaran di kasir misalnya, sehingga mengurangi perlunya diambil keputusan revisi payment yang telah terjadi. Sebaliknya dept akunting juga harus support tugas dan tanggung jawab manager ops yang berusaha keras agar pelanggan puas dan tidak kapok datang ke outlet karena masalah birokrasi admin. Jadilah satu team untuk satu tujuan. Sukses milik bersama.
SEMANGAT SUKSES (Mirza A. Muthi)

BAGAIMANA BANGKIT DARI KEGAGALAN USAHA?

TANYA : "Bagaimana bangkit dari kegagalan usaha?"

Semangat sukses Pak Mirza

Saya baru membuat usaha yang bagi kapasitas saya ini cukup besar modalnya. Awalnya saya optimis usaha ini akan berhasil. Tapi ternyata berjalan 4 bulan usaha ini kurang berhasil juga dan saya mulai putus asa. Tambah modal lagi jelas saya gak punya. Bagaimana ya pak, apa yang bapak bisa sarankan kepada saya.

Terimakasih
Mira, Solo

Jawab

Semangat sukses juga bu Mira
Jangan putus asa ya bu, berani memulai usaha mandiri saja sudah menjadikan ibu orang hebat. Salah satu ciri orang hebat lainnya adalah pantang menyerah.
Sayang sekali ibu tidak jelaskan pada bidang usaha apa yang sedang ibu jalani saat ini, karena setiap jenis usaha ada strategi bisnis dan marketingnya yang spesifik juga.
Tapi OK kita bahas secara mental dan mindset. Berpikir positif adalah salah satu cara agar manusia bisa melalui cobaan dalam hidup, termasuk belum berhasil dalam usaha. Semangat adalah bahan bakar agar kita tidak berhenti mencari jalan keluar dari kesusahan. Lalu dengan ilmu juga perlu untuk mencari opsi opsi strategi cara memecahkan masalah dengan cara yang efektif dan jika mungkin lebih efesien sesuai kemampuan modal.

Di setiap bisnis harus dipelajari kekuatan dan kekurangan bisnis kita secara intern, apa produk kita ataupun cara kita mendeliver kepada pelanggan memang sudah pada level unggul, apa kelebihan produknya dibanding kompetitor sejenis, apa harga kita sudah cukup competitive dan affordable sesuai target segmen usaha ibu. Karena itu sebetulnya dalam proses memulai usaha yang betul cara modern ada namanya tahap feasibility study yaitu untuk mempelajari kemungkinan kesempatan keberhasilan sebuah jenis usaha dan resiko resiko yang mungkin terjadi, ancaman kompetitor dan sejauh apa kita bisa mengantisipasi situasi gejala kegagalan paling extrem masih di dalam kendali kita. Tahap itu dilakukan sebelum kita menginvestasikan modal untuk menset up usaha.

Kalau ada "kegagalan" dalam usaha selalu kembali lagi bahwa dalam pola pikir positif yaitu :jangan pernah merasa gagal. Hal ini berarti "memaksa" kita untuk terus mencari cara dan system yang lebih baik lagi agar level kesuksesan dapat tercapai. Maka yang namanya inovasi, improvement, teamwork profesional dan pelayanan excellent terhadap pelanggan harus terus berjalan selama usaha berjalan dan jangan menunggu kalau usaha mulai terus menurun baru tersadar dan itu sudah terlambat. Kalau memungkin bermitralah dengan konsultan untuk mendapatkan opsi opsi cara dan strategi berbisnis yang profesional. Kalaupun tidak yakin bisa membayar fee konsultan maka tawarkan bagi hasil dari omzet agar bisnis ibu bisa mendapat bantuan konseling sepanjang operasional usaha. Paling jelek jika tidak dengan bantuan konsultan, maka bisa bertanya pada pengusaha yang memiliki usaha yang sejenis di lokasi lain. Dapatkan informasi, ilmu, dan strategi strategi khususnya dalam bentuk kasus. Paling terakhir jangan lupa baca buku buku keilmuan bidang yang terkait. Di toko buku banyak sekali buku buku strategi bisnis yang bisa dipelajari.

Jika terlanjur terjadi gejala kegagalan seperti yang ibu rasakan saat ini maka jika ingin masih diperbaiki memang harus berkonsultasi dengan konsultan.. Tujuannya agar bisa dianalisa dari parameter keilmuan bisnis dan diberi nasihat perbaikan dan restrukturisasi organisasi dan system yang dibutuhkan. Jika mungkin dari penilaian konsultan dinyatakan masih ada prospek usaha ini jika dipenuhi ketentuan restrukturisasi yang dibutuhkan, bahkan jika dilakukan turn around strategy dan innovasi ternyata bisa menghasilkan bisnis jenis baru yang sangat potensial, maka konsultan kadang bisa "mengawinkan" investor lain untuk bergabung menjadi mitra pemodal di usaha ibu. Dengan begitu usaha ibu bisa "dibangkitkan" lagi dengan pondasi modal yang lebih kuat, produk dan layanan yang lebih competitive dan excellent juga marketing promo yang lebih attractive dan tinggi value awarenessnya. .

Dalam usaha intinya adalah memenuhi apa poin poin yang jadi keinginan di benak kastemer/pelanggan. Jika kita bisa memenuhi sebanyak mungkin poin poin keinginan kastemer dibanding tempat lain, makan tempat usaha ibu akan menjadi pilihan utama kastemer/pelanggan karena tempat usaha ibu Mira lebih bernilai dibanding tempat usaha lain.
Demikian ibu saran saya, jadi tetaplah berpikir positif saat ini agar proses perbaikan bisa tetap berlangsung. Mudah mudahan semua akan lebih baik di masa depan. 
SEMANGAT SUKSES (Mirza A. Muthi)..