Tanya :
Semangat Sukses Pak Mirza
Sesuai resolusi tahun 2018 saya
untuk membuka Cafe Resto milik sendiri, usaha dengan beberapa teman dekat,
alhamdulillah bisa terlaksana walaupun mungkin baru bisa buka di awal 2019.
Tidak apalah, yang penting akhirnya punya bisnis cafe resto juga.
Saya mau bertanya kapan waktu yang
tepat untuk acara pembukaan atau grand opening agar kedepannya semua lancar dan
minim kendala. Demikian pak
Jawab :
Semangat Sukes juga ,
Selamat ya, sudah tercapai resolusinya.
Akhirnya sekarang jadi pemilik usaha juga dan pasti rasanya membanggakan bukan?
Saya doakan semoga sukses , lancar dan panjang umur usahanya dengan kawan
kawan.
Untuk menentukan pembukaan outlet
Cafe/resto baru sebetulnya lebih ke pertimbangan pribadi. Jika ada kepentingan
mengundang pihak pihak tertentu, misal pejabat instansi tekait perijinan atau
ada icon artist atau orang penting lainnya yang pasti harus diundang untuk ikut
meresmikan pada acara pembukaan tsb, maka pasti harus ditentukan hari dimana
pihak / orang penting tsb bisa dan bersedia hadir. Atau ada juga agar terasa
lebih bermakna mungkin bisa disamakan dengan tanggal ulang tahun terkait salah
satu pemilik atau "tanggal keramat" yang memang sudah disepakati
seluruh pemilik. Bisa juga tanggal keramat ini disamakan dengan momen perayaan
umum di tanggalan nasional, misal pas tanggal 1 Januari untuk Tahun Baru, atau
tanggal 22 Desember pas hari ibu misalnya untuk penghormatan terhadap jasa ibu
masing masing pemilik usaha, dan banyak lagi pertimbangan personal. Intinya
buat saya pribadi, tanggal dan hari untuk pembukaan sebuah outlet usaha baru
bukan sesuatu hal yang amat penting. Semua hari adalah hari baik.
Yang terpenting buat saya justru
adalah tahapan pembukaan outlet dengan mempertimbangkan tujuan usaha baru
adalah untuk membiasakan seluruh resources usaha sudah berada dalam kondisi
prima dan excellent untuk bisa memberikan pelayanan optimal kepada pelanggan.
Saya tidak mendapat informasi
sebesar dan sekompleks apa unit usaha baru yang akan dibuka ini, tapi saya akan
persepsikan fasilitas dan fitur yang umum untuk sebuah cafe resto masa
kini.
Misal pasti ada SDM minimal untuk
kasir dengan mesin kasirnya, chef atau koki di dapur, dan waiter untuk
operasional service. Pasti sebelum cafe resto ini operasional, maka SDM ini
telah mendapatkan pelatihan/training sesuai jobdesc dan bidangnya masing
masing. Tapi sekali lagi ini hanyalah training teori dan mungkin ada sesi
simulasi, tapi tidak dalam kondisi riil berbisnis melayani pelanggan.
Dalam situasi riil, selain bagaimana
bekerja, bergerak, berespond, dan bertindak sesuai SOP juga pelatihan bagaimana
bisa dan paham menggunakan alat alat kerjanya. Kasir harus paham dengan
software di mesin kasirnya, juga mungkin jika outlet dilengkapi dengan mesin
EDC debit dan kartu kredit untuk kemudahan pembayaran. Mulai dari masukan
order, menginput harga, discount, compliment, bahkan void jika ada kesalahan
input atau pembatalan transaksi. Bagaimana menerima DP untuk booking meja di
tanggal tertentu, bagaimana jika tamu pindah meja atau menggabungkan beberapa
meja. Bagaimana merubah harga menu atau input menu baru jika ada penambahan
atau pengurangan data menu yang sudah ada jika menu dihilangkan, banyak lagi
opsi opsi kasir yang harus diketahui. Kasir harus bekerja dengan batasan waktu
hitungan detik tertentu. Misal jangan sampai melayani tamu selama lebih dari 15
detik per transaksi pembayaran di depan kasir, atau Kasir akan menerima
komplain dari pelanggan. Belum lagi jika ternyata system software membutuhkan
waktu untuk synchronize system dengan data data yang masuk. Bisa bisa printing
macet karena spek PC tidak memadai untuk mengolah data yang sedemikian banyak
mengantri di system. Tidak ada waktu buat kasir untuk bingung mau kerjakan apa
di depan kasir karena gugupnya kasir akan sangat terlihat oleh pelanggan dan
ini bisa membawa image bahwa manajemen kurang siap. Juga terlihat bagaimana
waiter gugup dalam membawa nampan dari dapur ke meja pelanggan, bahkan bingung
ini menu ditujukan untuk meja nomor berapa karena mungkin sudah terlalu banyak
meja yang order di satu waktu bersamaan. Sedikit dikomplain pelanggan sudah
langsung pucat pasi dan langsung panik. Belum lagi kepanikan di dapur ketika
order menu datang bertubi tubi dan koki kewalahan memproduksi pesanan tsb.
Begitu sudah panik, maka ketentuan resep sudah tidak berjalan dengan
standarisasi gramasi ingredients dan cara masak yang baik sehingga rasa masakan
menjadi kacau. Belum ternyata jika dalam proses pengolahan ternyata baru
disadari kurangnya alat dapur ini dan itu atau bahkan belum diaiapakan sama
sekali. Termasuk bahan baku yang masih kurang sehingga order sudah masuk
system tapi dari dapur tidak bisa mengolahnya.
Biasanya event grand opening ini
akan dipromosikan dengan besar besaran baik secara offline ataupun online via
medsos. Keramaian acara juga akan terekspose dan berisiko saat itu mengundang
tamu datang dalam jumlah banyak dalam waktu yang nyaris serentak.
Pertanyaannya..sudah siapkah outlet Anda di awal hari operasional menerima
beban seberat ini? Bukan trainingnya yang salah, tapi apapun pekerjaan
pelayanan di bisnis service hospitality, perlu mebiasakan diri. Apalagi crew
dan SDM yang digunakan sebelumnya tidak pernah atau belum pernah sama sekali
kerja di bidang ini. Secara manusiawi wajar jika mereka panio dan jadi blank
mengenai materi apa yang sudah mereka terima dalam training. Semua awalan kerja
pelayanan harus dimulai dengan berlatih dalam suasana kondusif dan membiasakan
dalam beberapa waktu lamanya. Kecuali jika Anda investor kelas kakap dan sejak
awal hari pertama pembukaan outlet seluruhnya menggunakan barisan crew yang
memang sudah berpengalaman panjang di outlet outlet Cafe Resto sebelumnya dan
Anda sanggup membayar gajinya sesuai standard UMR bahkan bisa lebih tinggi.
Tapi umumnya jika Anda masih kelas
UMKM, maka umumnya semua budget pengeluaran pasti masih didesign sehemat
mungkin termasuk pos gaji SDM. Saya hanya mencoba menggambarkan situasi ini
yang akan terjadi jika pada saat event grand opening, ternyata secata system,
alat kerja, mental SDM ternyata belum siap untuk melayani tamu dalam jumlah
besar atau salam kondisi tamu langsung ramai.
Maka biasanya saya menyarankan
jangan dulu segera masuk ke tahap Grand Opening. Buka dulu operasional dalam
tahap uji coba atau Soft Opening. Tidak perlu dipromo besar besaran. Cukup
pasang 1 buah spanduk di depan Cafe Resto "Telah Dibuka". Diresmikan
saja secara sederhana oleh manajemen dan seluruh crew misal dengan acara
selamatan dan doa bersama anak yatim sebagai syarat pembukaan tempat usaha
baru. Mungkin tamu yang datang hanya beberapa yang kebetulan lewat dan melihat
spanduk depan outlet, tidak apapa. Justru memberi kesempatan pada SDM untuk
membiasakan diri terhadap pola kerja dan alat kerjanya. Hal hal yang harus diperbaiki
dan dilengkapi bisa terus diusahakan tanpa harus menanggung resiko menerima
komplain berat dari banyak tamu atau takutnya bahkan langsung menerima persepsi
tamu yang datang bahwa outlet Cafe Resto yang baru dibuka ini ternyata jelek
standard service dan produknya, tanpa ada kesempatan pihak manajemen
bberkomunikasi dengan tamu menjelaskan apa yang sedang terjadi karena semua
dalam keaeaan hectic.. Semua berjalan perlahan, wajar, tapi selalu diawasi,
diperbaiki bahkan sempat berkomunikasi dengan tamu dan memunta maaf atas segala
kekurangan di hari hari pertama pelayanan ini. Masa soft opening ini berjalan
paling tidak 2 minggu sampai dengan 1 bulan sampai persiapan Grand Opening.
Pada saat itu secara kesiapan SOP kerja, alat kerja dan mental crew pasti sudah
lebih siap dan aman untuk image dan persepsi Cafe Resto baru Anda dimata dan
dibenak pelanggan.
Karena pelanggan adalah pelanggan,
mereka tidak mau tahu apakah outlet Anda sudah siap atau tidak, yang penting
setelah mereka bersedia datang dan uang mereka keluar, maka mereka harus
menerima pelayanan dan produk sesuai persepsi dan ekspektasi mereka atau mereka
kecewa dan bisa menjustifikasi bahwa tidak perlu lagi mereka datang lagi ke
Cafe Resto Anda dilain hari. Demikian saran saya mengenai apa yang sebetulnya
harus dipertimbangkan pada saat outlet Cafe Resto baru akan dibuka.
SEMANGAT SUKSES
(Mirza A.Muthi)
Betul sekali pak,ky ingat pengalaman pribadi😃👌
BalasHapus